3 ĐIỀU CẦN BIẾT KHI CHỌN THIẾT BỊ HỘI NGHỊ TRỰC TUYẾN
I. Họp trực tuyến là gì ?
Họp trực tuyến là hình thức họp thông qua thiết bị máy tính – PC, SmartPhone, Máy tính bảng, thiết bị chuyên dụng hay điện thoại VoiIP trong đó có kết nối wifi hoặc mạng internet bằng cách sử dụng phần mềm như: Skype, Zoom Meeting, Google Meet hay các phần mềm hỗ trợ khác trên thị trường. Sản phẩm họp trực tuyến cho phép người tham dự có thể cảm nhận giao tiếp tự nhiên thông qua hình ảnh và âm thanh. Phù hợp với điều kiện và hạ tầng truyền dẫn.
Ta có thể thấy trong năm 2020, 2021 vừa qua, khi dịch COVID -19 bùng phát, việc di chuyển hoạt động về giáo dục, y tế, cũng như là kinh doanh đều bị hạn chế. Mọi cuộc họp nhiều chi nhánh, học hành đều được thực hiện bằng trực tuyến, online.
II. Lợi ích của họp trực tuyến
- Họp trực tuyến giúp kết nối được nhiều người lại với nhạu, ở mọi địa điểm trong cùng một thời gian, phá vỡ rào cản về địa lý, khoảng cách
- Cuộc họp diễn ra hanh chóng, rút ngắn thời gian và hạn chế những sự cố trong quá trình di chuyển, tiết kiệm được chi phí đi lại.
- Trao đổi thông tin kịp thời trong nội bộ, mang tính bảo mật, nâng cao sự hợp tác, đoàn kết giữa các nội bộ trong công ty.
- Ứng dụng được trong nhiều lĩnh vực: y tế, giáo dục, kinh doanh,...một cách tức thời, nhanh chóng và mang lại hiệu quả cao
Hình ảnh minh họa cho họp trực tuyến
Là hình thức video call trên các phần mềm/web chat hiện nay, hỗ trợ họp trực tuyến miễn phí như Skype, Hangout, Zoom Meeting, Google Meet…Các phần mềm thường miễn phí hoặc chi phí thấp.
Tuy nhiên, chức năng của giải pháp này rất hạn chế, cho dù bạn trả phí để sử dụng full chức năng : như không thể trình chiếu dữ liệu, lưu nội dung cuộc họp, giới hạn các điểm tham gia, họp trong không gian nhỏ vài người, hình ảnh và âm thanh kém chất lượng, dễ bị ngắt quãng do đường truyền mạng, không thể đáp ứng tốt cho một cuộc họp hội nghị quan trọng.
2. Họp qua thiết bị hội nghị điện thoại
Là hội nghị âm thanh (trao đổi trực tiếp bằng lời nói) thông qua điện thoại hội nghị chuyên dụng. Cơ bản giống như trao đổi qua điện thoại truyền thống nhưng nó có micro độ nhạy cao, bán kính nói chuyện rộng (>5m), có loa ngoài phát ra cho nhiều người nghe và có thể kết nối nhiều điểm gọi cùng lúc. Sản phẩm có chi phí rẻ, đáp ứng được nhu cầu mong muốn.
Tuy nhiên, chỉ có thể trao đổi qua âm thanh, tiếng nói, không hỗ trợ hiển thị hình ảnh.
3. Họp trực tuyến qua các thiết bị hội nghị truyền hình
Đây là dạng hội nghị trực tuyến đa điểm có quy mô lớn gồm nhiều điểm cùng tham gia họp với thời gian thực. Cho phép người tham dự có thể cảm nhận giao tiếp tự nhiên thông qua hình ảnh và âm thanh. Phù hợp với điều kiện và hạ tầng truyền dẫn. Đảm bảo thiết bị, công nghệ hiện đại, phù hợp với các tiểu chuẩn quốc tế như H32x, H26x, các chuẩn mã hóa audio video.
Dưới đây, là 3 điều cần phải biết nếu bạn đang quan tâm đến các thiết bị hội nghị trực tuyến.
IV. Ba điều cần biết về thiết bị hội nghị trực tuyến.
4.1 Tại sao phải dùng đến thiết bị hội nghị trực tuyến ?
An toàn và bảo mật: Người dùng có thể yên tâm về tính an toàn, bảo mật nhờ mã hóa dữ liệu và chế độ kiểm soát thành viên tham gia họp và không phụ thuộc đường truyền quốc tế. Hiện nay, người dùng có thể dễ dàng sử dụng dịch vụ trên tất cả các nền tảng MS Windows, MAC OS, iOS, Android.
Dễ dàng sử dụng: Với thiết bị chuyên dụng bạn có thể thao tác trên thiết bị mà không cần phải giỏi về kỹ thuật, cài đặt dễ dàng, có thể sao lưu nội dung cuộc họp.
Giảm chi phí doanh nghệp: Để duy trì việc đi lại họp hành của lãnh đạo nhiều lần trong năm, doanh nghiệp phải bỏ ra rất nhiều chi phí cho mỗi lần công tác. Với giải pháp này bạn chị cần đầu tư một lần mà bạn có thể đáp ứng mọi nhu cầu về lịch họp, công tác.
Chất lượng hàng đầu : Với các sản phẩm chuyên dụng về hội nghị trực tuyến luôn lấy âm thanh, hình ảnh, đường truyền mạng là tiên phong.
Nâng cao hiệu quả công việc: Tổ chức cuộc họp nhanh chóng với nhiều điểm cầu, chi nhánh để ra quyết định kịp thời, chia sẽ nội dung thông tin đối mặt giảm thiểu sai lệch
4.2 Tiêu chí lựa chọn thiết bị hội nghị trực tuyến
Hiện tại, thiết bị hội nghị trực tuyến hội nghị là một thị trường khá rộng. Tùy theo không gian phòng họp, số lượng người, tài chính mà nhà sản xuất cho ra các sản phẩm để đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng.
Vì vậy, trước khi chọn cho mình một thiết bị hội nghị chuyên dụng, bạn cần phải xem xét lại, qua các tiêu chí sau :
- Kích thước phòng họp lớn hay nhỏ, xác định được diện tích, sức chứa của phòng
- Số lượng người tại một điểm tầm bao nhiêu.
- Cuộc họp trực tuyến hai điểm hay đa điểm
Bài viết này sử dụng tiêu chí số lượng người để phân tích, có thể chia ra 2 mức, dưới 5 người, từ 5 đến 30 người
4.3 Các thiết bị hội nghị trực tuyến dành cho doanh nghiệp nhỏ, vừa ?
a. Phòng họp dưới 5 người
Nếu dưới 5 người, lời khuyên dành cho bạn đó là sử dụng các phần mềm họp/ web, tiết kiệm được chi phí, mà vẫn mang lại hiệu suất.
Hiện tại, phần mềm Google Meet có sẵn trong tài khoản Google của bạn.
Phần mềm Zoom Meeting, tải theo link :
https://bit.ly/38zBqAd
Phần mềm Skye for business:
https://bit.ly/30GYOYi
Đây là 3 phần mềm được xem là phổ biến cho họp trực tuyến.
Yêu cầu: đường truyền mạng ổn định, không gian họp nhỏ để tránh bị loãng âm thanh, thời lượng cuộc họp ngắn vì phần mềm có thể bị out .
b. Phòng họp từ 5 đến 30 người đa điểm
Dưới đây là một số sản phầm chuyên cho họp trực tuyến theo tiêu chí từ 5 đến 20 ngừời, bạn có thể tham khảo:
Thiết bị hội nghị trực tuyến TAG-A30T
- Sản phẩm mang ưu điểm nổi bật, tiêu chí cắm là chạy, không cần phải kết nối thêm bất cứ phụ kiện nào ( micro, loa, codec, ...)
- Tích hợp micro đa hướng, nhận giọng nói rõ ràng ở khoảng cách 5m
- Công nghệ chống ồn AI độc quyền
- Giao tiếp đa chiều thực, không bị gián đoạn
- Camera full HD góc rộng 100 độ, trải nghiệm rõ ràng hội nghị trực tiếp
- Khả năng tương thích chung với các nền tảng hội nghị trực tuyến hàng đầu
- Thiết bị có cấu tạo như kim tự tháp, tránh bị ngã bởi lực tác động nhẹ
- All in One , Video, âm thanh và micro. Tương thích: Zoom, Microsoft Teams, Google Meet
- Giá thành phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ, vừa
>>>
Xem ngay: thiết bị hội nghị trực tuyến TAG-A30T
Ngoài ra các cuộc họp, hội nghị lớn, cần các sản phẩm chuyên dụng, bạn có thể tham khảo qua các sản phầm của thương hiệu Aver, Polycom. Để các cuộc họp này có hiệu quả, yêu cầu các đầu điểm họp đều đồng bộ các thiết bị hội nghi trực tuyến. Bạn có thể tham khảo sản phẩm tại các link như:
- Thương hiệu Polycom :
http://polycomvietnam.vn/
- Thương hiệu Aver:
https://vn.aver.com/default.aspx
Tùy theo nhu cầu cũng như mục đích sử dụng để chọn cho mình một giải pháp họp trực tuyến thích hợp. Chúc bạn thành công.
